Agente de IA para Processamento de Pedidos de Reembolso

20 de December de 2025 • Tempo de leitura: 5 min

Como criar um agente de IA que analisa documentos de solicitação de reembolso, verifica a conformidade com as políticas da empresa e automatiza a aprovação ou rejeição dos pedidos.

Biblioteca de Prompts e Agentes

1. Propósito e Escopo

Este documento define todos os prompts, configurações de memória, transição entre estados, ferramentas como chamadas a sistemas externos e demais requisitos funcionais para o Agente de IA para Processamento de Pedidos de Reembolso, uma solução projetada para automatizar o processamento de reembolsos, garantindo conformidade com as políticas da empresa e eficiência no ciclo de pagamento. Essa documentação é um modelo de PRD ou Documento de Requisitos de Produto específicos para construção de Agentes de IA.

O objetivo principal é analisar automaticamente os documentos de reembolso, verificar a conformidade com as políticas da empresa e automatizar a aprovação ou rejeição dos pedidos, minimizando erros humanos e inconsistências no processo.

2. Contexto e Problema

Problemas Específicos

  • Erros humanos na verificação manual de documentos de reembolso, que podem levar a aprovações ou rejeições incorretas.
  • Tempo excessivo gasto no processamento de reembolsos, atrasando o ciclo de pagamento.
  • Inconsistências na aplicação das políticas de reembolso da empresa devido a interpretações subjetivas.

3. Impactos Esperados

A implementação do agente de IA visa:

  • Reduzir o tempo de processamento dos pedidos de reembolso em pelo menos 70%.
  • Minimizar erros humanos na verificação de conformidade dos documentos.
  • Padronizar a aplicação das políticas de reembolso da empresa, assegurando consistência nas decisões de aprovação ou rejeição.

4. Visão Geral da Solução

O agente de IA para Processamento de Pedidos de Reembolso analisa documentos de solicitação de reembolso, verifica a conformidade com as políticas da empresa e automatiza a aprovação ou rejeição dos pedidos. A seguir são detalhadas todas as regras de negócio e especificações funcionais necessárias para que esse agente atue como um assistente eficiente e confiável no processamento de pedidos de reembolso.

A solução consiste em um fluxo de automação composto por 4 agentes de IA. O processo inicia com a preparação dos parâmetros de extração e termina com a integração da decisão ao sistema externo de ERP.

A execução dos agentes é sequencial e linear, seguindo a ordem definida na tabela abaixo.

Agentes Função Principal
Agente de Preparação de Parâmetros de Extração (RF 1) Preparar os parâmetros de extração para leitura dos documentos de reembolso.
Agente de Execução de Extração de Dados de Documento (RF 2) Realizar a extração dos dados estruturados dos documentos de reembolso.
Agente de Verificação de Conformidade (RF 3) Aplicar as regras de conformidade da política de reembolso aos dados extraídos.
Agente de Aprovação ou Rejeição (RF 4) Consolidar o resultado de conformidade e emitir a decisão final por solicitação.

5. Protótipos

Para proporcionar uma visão clara e tangível da solução proposta, criamos protótipos interativos que demonstram tanto o fluxo de trabalho dos agentes quanto o resultado final que o cliente receberá. Explore os links abaixo para entender melhor a solução em ação.

Ver Agente na Prototipe AI

6. Requisitos Funcionais

RF 1. Agente de Preparação de Parâmetros de Extração

1.1 Tarefa do Agente

Receber os arquivos da solicitação de reembolso e metadados operacionais, e produzir os parâmetros padronizados de extração para execução de leitura dos documentos.

1.2 Prompt ou Instruções do Agente 
 # 1. Contexto e explicações sobre inputs iniciais
Você está recebendo arquivos de solicitação de reembolso e metadados operacionais. Este é o ponto de partida para preparar os parâmetros de extração de dados.

# 2. Objetivo
Produzir parâmetros padronizados de extração (campos-alvo, normalizações e formatos) para leitura dos documentos.

# 3. Regras que você deve seguir para gerar sua resposta
- Se o campo moeda_referencia não for informado, defina como "BRL".
- Defina campos_alvo cobrindo cabeçalho (datas, identificadores), partes (itens) e totais; inclua sempre numero_documento e estabelecimento.
- Para tolerancia_diferenca_total, use 2% do total declarado ou 1 unidade monetária (o que for menor). Registre ambos em regras_valores.
- Para cada arquivo, associe tipo a partir do nome/tipo informado; se ausente, inferir pelo sufixo do nome (pdf/jpg) e pelo contexto: se conter "form" => formulario, se conter "nota" => nota_fiscal, senão recibo.
- Sempre inclua formato_data ISO (YYYY-MM-DD) no output e defina separador_decimal conforme moeda_referencia ("," para BRL/EUR, "." para USD).
1.3 Configurações do Agente

1.3.1 Especificação do Input

  • Mecanismo de Acionamento: Este agente é o ponto de partida do fluxo e deve ser acionado pelo envio de dados de solicitação de reembolso via API. Na fase de testes, os dados serão enviados diretamente por upload na interface da Prototipe AI, para acelerar o processo de validação.
  • Tipo do input: O input inicial para o fluxo é composto por arquivos e metadados operacionais relacionados à solicitação de reembolso.
  • Formatos Suportados: Esse agente deve ser capaz de receber arquivos nos formatos: .pdf, .jpg.
  • Número de caracteres esperado: Este agente deve ter capacidade para processar um input com até 10.000 caracteres.

1.3.2 Especificação do Output

  • Formato de output: O output deve ser um JSON contendo os parâmetros de extração necessários para os documentos de reembolso.
  • Exemplo de Estrutura de Output: 
     { "payload_extracao": { "id_solicitacao": "SR-12345", "campos_alvo": ["data_documento", "estabelecimento", "cnpj_cpf_estabelecimento", "categoria", "descricao_item", "valor_item", "moeda_item", "impostos_destacados", "numero_documento", "forma_pagamento", "itens"], "normalizacoes": {"moeda_referencia": "BRL", "formato_data": "YYYY-MM-DD", "separador_decimal": ","}, "mapa_tipos": {"recibo": ["data_documento","estabelecimento","valor_item","moeda_item"], "nota_fiscal": ["numero_documento","cnpj_cpf_estabelecimento","itens","impostos_destacados"], "formulario": ["centro_custo","projeto","justificativa"]}, "regras_valores": {"tolerancia_diferenca_total": 0.02} } }
  • Número de caracteres esperado: O JSON gerado deve ter um tamanho estimado em torno de 1.500 caracteres.

1.3.3 Parâmetros de Geração

  • Modelo: GPT-5
  • Temperatura: 0.6

1.3.4 Ferramentas do Agente

  • Documentos: Não consulta documentos externos.
  • Calculadora: Não utiliza.
  • Busca Online: Não utiliza.
  • Sistemas Externos: Não se conecta a sistemas externos.

1.3.5 Memória

1.3.6 Regras de Orquestração e Transição

Ao concluir sua execução, esse agente aciona o Agente de Execução de Extração de Dados de Documento (RF 2).

RF 2. Agente de Execução de Extração de Dados de Documento

2.1 Tarefa do Agente

Realizar a extração dos dados estruturados dos documentos da solicitação de reembolso conforme parâmetros preparados.

2.2 Prompt ou Instruções do Agente 
 # 1. Contexto e explicações sobre inputs iniciais
Você está recebendo os parâmetros de extração e os arquivos relacionados à solicitação de reembolso.

# 2. Objetivo
Extrair dados estruturados dos documentos de reembolso conforme os parâmetros preparados.

# 3. Regras que você deve seguir para gerar sua resposta
- Utilize os parâmetros de extração fornecidos para identificar e extrair os campos necessários de cada documento.
- Certifique-se de que todos os campos-alvo estão devidamente extraídos e normalizados conforme as regras estabelecidas.
- Em caso de inconsistências ou dados ausentes, registre a ocorrência para análise posterior.
2.3 Configurações do Agente

2.3.1 Especificação do Input

  • Mecanismo de Acionamento: Este agente deve ser acionado automaticamente após a conclusão bem-sucedida do agente anterior (RF 1).
  • Tipo do input: Este agente deve ser apto a receber como input um JSON contendo os parâmetros de extração e os arquivos da solicitação de reembolso.
  • Formatos Suportados: Esse agente deve ser capaz de processar inputs no formato: .json (JSON) e arquivos .pdf, .jpg.
  • Número de caracteres esperado: Este agente deve ter capacidade para processar um input combinado de até 20.000 caracteres.

2.3.2 Especificação do Output

  • Formato de output: O output deve ser um JSON contendo os dados estruturados extraídos dos documentos de reembolso.
  • Exemplo de Estrutura de Output: 
     { "id_solicitacao": "SR-12345", "solicitacao": {"data_solicitacao": "2025-12-20", "centro_custo": "CC-1001", "projeto": "PRJ-22", "justificativa": "Consulta médica"}, "documentos": [{"tipo": "recibo", "numero_documento": null, "data_documento": "2025-12-10", "estabelecimento": "CLÍNICA SAÚDE", "cnpj_cpf_estabelecimento": null, "moeda_item": "BRL", "valor_total": 150.00, "itens": [{"categoria": "Saúde", "descricao_item": "Consulta", "valor_item": 100.00}, {"categoria": "Saúde", "descricao_item": "Exame de sangue", "valor_item": 50.00}], "impostos_destacados": {"ISS": 0.00, "ICMS": 0.00}}, {"tipo": "formulario", "centro_custo": "CC-1001", "projeto": "PRJ-22", "justificativa": "Consulta médica"}] }
  • Número de caracteres esperado: O JSON gerado deve ter um tamanho estimado em torno de 3.000 caracteres.

2.3.3 Parâmetros de Geração

  • Modelo: GPT-5
  • Temperatura: 0.6

2.3.4 Ferramentas do Agente

  • Documentos: Não consulta documentos externos.
  • Calculadora: Não utiliza.
  • Busca Online: Não utiliza.
  • Sistemas Externos: Não se conecta a sistemas externos.

2.3.5 Memória

  • Visibilidade das Instruções (Prompt): As instruções deste agente não devem ser visíveis para nenhum agente subsequente.
  • Visibilidade da Resposta: A resposta gerada por este agente deve ser visível para o Agente de Verificação de Conformidade (RF 3).

2.3.6 Regras de Orquestração e Transição

Ao concluir sua execução, esse agente aciona o Agente de Verificação de Conformidade (RF 3).

RF 3. Agente de Verificação de Conformidade

3.1 Tarefa do Agente

Aplicar as regras da política de reembolso à solicitação extraída, calculando elegibilidade por item, valores aprováveis e motivos de não conformidade.

3.2 Prompt ou Instruções do Agente 
 # 1. Contexto e explicações sobre inputs iniciais
Você está recebendo a solicitação extraída dos documentos de reembolso e as regras da política de reembolso.

# 2. Objetivo
Verificar a conformidade da solicitação de reembolso com base nas regras fornecidas, identificando itens elegíveis e não conformidades.

# 3. Regras que você deve seguir para gerar sua resposta
- Presença documental: exigir ao menos 1 documento fiscal/recibo por item e um formulário/resumo com centro_custo, projeto (se aplicável) e justificativa. Se ausente, marcar nao_conformidade: "documentacao_incompleta" por item/documento.
- Coerência de totais: somatório dos itens deve casar com valor_total do documento. Tolerância máxima definida em tolerancia_diferenca_total; excedido => "divergencia_total_documento" com valor_diferenca.
- Janela temporal: data_documento deve estar dentro do período elegível da política (ex.: até 90 dias antes da data_envio). Se não houver parâmetro, usar padrão 90 dias. Fora da janela => "fora_da_janela".
- Categorias elegíveis: validar categoria de cada item contra a política. Itens não previstos => "categoria_nao_elegivel" e valor_aprovavel = 0.
- Limites monetários: aplicar limites por categoria (por item, por dia e por mês) quando fornecidos. Excedente => aprovar até o teto e registrar "limite_excedido" com campos {limite, excedente}.
- Conversão cambial: se moeda_item != moeda_referencia, usar taxa do dia do gasto ou da política (input deve conter fx_rate ou policy_fx). Calcular valor_aprovavel em moeda_referencia e registrar fonte da taxa. Se taxa ausente => "taxa_cambio_indefinida".
- Duplicidades: sinalizar possível duplicidade se coincidirem {data_documento, estabelecimento, valor_total} com outro documento da mesma solicitação => "possivel_duplicidade".
- Estabelecimento: se cnpj_cpf_estabelecimento ausente para notas que exigem identificação fiscal, marcar "identificacao_fiscal_ausente"; se em lista de restritos/blacklist (se fornecida), marcar "estabelecimento_restrito" e valor_aprovavel = 0.
- Impostos não reembolsáveis: quando política declarar não reembolsáveis, deduzir tributos indicados (ex.: ICMS, ISS) do valor_aprovavel; registrar "imposto_nao_reembolsavel_deduzido" com detalhamento.
- Forma de pagamento: se política proíbe dinheiro/adiantamento, itens com forma_pagamento proibida => "forma_pagamento_nao_permitida".
- Dias especiais: gastos em fins de semana/feriados exigem justificativa; se ausente => "justificativa_insuficiente" (não reprova automaticamente, marca pendência).
- Rateio/split: se documento cobre múltiplas pessoas e política não permite, marcar "rateio_nao_permitido" e aprovar proporcional se regra existir; senão, reprovar item.
- Centro de custo/projeto obrigatórios: se política requer, ausência => "metadados_obrigatorios_ausentes".
- Tetos por cargo: quando input trouxer cargo/faixa, aplicar limites específicos.
- Resultado: calcular por item valor_aprovavel e preencher regras_aplicadas e nao_conformidades. No resumo, preencher valor_solicitado, valor_aprovavel, conformidade_geral = true apenas se não houver nao_conformidades bloqueantes (categoria_nao_elegivel, estabelecimento_restrito, fora_da_janela sem exceção, forma_pagamento_nao_permitida).
3.3 Configurações do Agente

3.3.1 Especificação do Input

  • Mecanismo de Acionamento: Este agente deve ser acionado automaticamente após a conclusão do agente anterior (RF 2).
  • Tipo do input: Este agente deve ser apto a receber como input um JSON contendo a solicitação extraída e as regras da política de reembolso.
  • Formatos Suportados: Esse agente deve ser capaz de processar inputs no formato: .json (JSON).
  • Número de caracteres esperado: Este agente deve ter capacidade para processar um input de até 15.000 caracteres.

3.3.2 Especificação do Output

  • Formato de output: O output deve ser um JSON contendo o resumo da verificação de conformidade e detalhes por item.
  • Exemplo de Estrutura de Output: 
     { "id_solicitacao": "SR-12345", "resumo": {"conformidade_geral": true, "valor_solicitado": 150.00, "valor_aprovavel": 150.00, "moeda": "BRL"}, "itens_avaliados": [{"doc_index": 0, "item_index": 0, "categoria": "Saúde", "valor_item": 100.00, "valor_aprovavel": 100.00, "regras_aplicadas": ["categoria_permitida"], "nao_conformidades": []}], "violacoes": [], "sugestoes_ajuste": [] }
  • Número de caracteres esperado: O JSON gerado deve ter um tamanho estimado em torno de 4.000 caracteres.

3.3.3 Parâmetros de Geração

  • Modelo: GPT-5
  • Temperatura: 0.6

3.3.4 Ferramentas do Agente

  • Documentos: Não consulta documentos externos.
  • Calculadora: Não utiliza.
  • Busca Online: Não utiliza.
  • Sistemas Externos: Não se conecta a sistemas externos.

3.3.5 Memória

  • Visibilidade das Instruções (Prompt): As instruções deste agente não devem ser visíveis para nenhum agente subsequente.
  • Visibilidade da Resposta: A resposta gerada por este agente deve ser visível para o Agente de Aprovação ou Rejeição (RF 4).

3.3.6 Regras de Orquestração e Transição

Ao concluir sua execução, esse agente aciona o Agente de Aprovação ou Rejeição (RF 4).

RF 4. Agente de Aprovação ou Rejeição

4.1 Tarefa do Agente

Consolidar o resultado de conformidade e emitir a decisão final por solicitação (aprovado, parcialmente aprovado, pendente de informação ou rejeitado), com justificativas e instruções de correção.

4.2 Prompt ou Instruções do Agente 
 # 1. Contexto e explicações sobre inputs iniciais
Você está recebendo o resumo de conformidade da solicitação de reembolso.

# 2. Objetivo
Emitir a decisão final de aprovação ou rejeição da solicitação de reembolso, com base no resumo de conformidade e nas regras estabelecidas.

# 3. Regras que você deve seguir para gerar sua resposta
- Classificação da decisão:
  - Aprovado: nenhum bloqueio e valor_aprovavel == valor_solicitado; pendências não-bloqueantes podem existir, mas sem ação corretiva crítica.
  - Parcialmente Aprovado: existem itens com valor_aprovavel < valor_item, porém sem bloqueios impeditivos globais.
  - Pendente de informação: existindo nao_conformidades do tipo documental/complementar (ex.: documentacao_incompleta, justificativa_insuficiente, taxa_cambio_indefinida) que podem ser sanadas pelo colaborador.
  - Rejeitado: há bloqueios críticos (categoria_nao_elegivel, estabelecimento_restrito, forma_pagamento_nao_permitida, fora_da_janela sem exceção aplicável).
- Parecer deve citar explicitamente as regras e códigos de não conformidade que fundamentam a decisão, com referência por item quando aplicável.
- Preencher acoes_requeridas_colaborador somente quando status for Pendente de informação ou Parcialmente Aprovado com ação corretiva possível.
- Definir integracao_sistema_externo_requerida = true quando houver necessidade de registrar a decisão no ERP/HR/Financeiro (se campo sistema_destino estiver disponível no contexto) e incluir payload_integracao mínimo com id, status e valores.
- Se a política definir aprovadores por faixa de valor, incluir no output campo "aprovador_nivel" com o nível calculado (ex.: gestor_imediato, diretoria) e ajustar integracao_sistema_externo_requerida conforme o fluxo da empresa.
4.3 Configurações do Agente

4.3.1 Especificação do Input

  • Mecanismo de Acionamento: Este agente deve ser acionado automaticamente após a conclusão do agente anterior (RF 3).
  • Tipo do input: Este agente deve ser apto a receber como input um JSON contendo o resumo de conformidade da solicitação de reembolso.
  • Formatos Suportados: Esse agente deve ser capaz de processar inputs no formato: .json (JSON).
  • Número de caracteres esperado: Este agente deve ter capacidade para processar um input de até 10.000 caracteres.

4.3.2 Especificação do Output

  • Formato de output: O output deve ser um JSON contendo a decisão final sobre a solicitação de reembolso, incluindo status, valor aprovado e justificativas.
  • Exemplo de Estrutura de Output: 
     { "id_solicitacao": "SR-12345", "status": "Aprovado|Parcialmente Aprovado|Pendente de informação|Rejeitado", "valor_aprovado": 150.00, "moeda": "BRL", "parecer": "Texto objetivo com regras citadas", "acoes_requeridas_colaborador": ["Anexar nota fiscal com CNPJ"], "resumo_por_item": [{"doc_index":0, "item_index":0, "status_item":"aprovado|reprovado|pendente", "valor_aprovado":100.00, "motivos":["categoria_permitida"]}], "integracao_sistema_externo_requerida": true, "sistema_destino": "ERP_X", "payload_integracao": {"solicitacao_id":"SR-12345", "status":"Aprovado", "valor":150.00, "moeda":"BRL"} }
  • Número de caracteres esperado: O JSON gerado deve ter um tamanho estimado em torno de 2.500 caracteres.

4.3.3 Parâmetros de Geração

  • Modelo: GPT-5
  • Temperatura: 0.6

4.3.4 Ferramentas do Agente

  • Documentos: Não consulta documentos externos.
  • Calculadora: Não utiliza.
  • Busca Online: Não utiliza.
  • Sistemas Externos: Não se conecta a sistemas externos.

4.3.5 Memória

  • Visibilidade das Instruções (Prompt): As instruções deste agente não devem ser visíveis para nenhum agente subsequente.
  • Visibilidade da Resposta: A resposta gerada por este agente é o entregável final e não é passada para outros agentes internos.

4.3.6 Regras de Orquestração e Transição

A execução deste agente finaliza o fluxo. A decisão gerada é o resultado que deve ser disponibilizado ao usuário.

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